Zmiany w rozliczeniach z ZUS mogą budzić wątpliwości, dlatego przygotowałem praktyczny przewodnik po nowym formularzu ZUS DRA na 2026 rok. Krok po kroku wyjaśnię, jak wypełnić poszczególne pola, jakie dane przygotować i na co zwrócić uwagę, aby uniknąć błędów. Dzięki tej instrukcji łatwiej sprawdzisz, które zasady dotyczą właśnie Twojej sytuacji.
ZUS DRA składa płatnik składek, najczęściej przedsiębiorca rozliczający składki za siebie, osoby współpracujące lub pracowników. Od 2022 roku większość przedsiębiorców przekazuje deklarację co miesiąc, nawet gdy kwoty się nie zmieniają albo korzystają z ulgi na start, składek preferencyjnych czy Małego ZUS Plus. Obowiązek ten nie dotyczy m.in. duchownych, osób składających dokumenty za nianie ani osób dobrowolnie ubezpieczonych na podstawie art. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Termin złożenia zależy od rodzaju płatnika: jednostki i zakłady budżetowe składają dokumenty do 5. dnia następnego miesiąca, płatnicy posiadający osobowość prawną — do 15. dnia, a pozostali, w tym większość osób prowadzących jednoosobową działalność, — do 20. dnia. Pierwszą deklarację składa się za miesiąc rozpoczęcia działalności. Jeśli firma ruszy w trakcie miesiąca, rozliczenie obejmuje tylko jego część, a kolejne — już pełny miesiąc. Warto sprawdzić, czy zestaw dokumentów odpowiada liczbie i sytuacji ubezpieczonych, ponieważ tu łatwo o pomyłkę.
Samozatrudniony czy pracodawca? Od tego zależy, jakie raporty dołączyć
Przedsiębiorca, który prowadzi firmę samodzielnie i nie zatrudnia pracowników, zwykle składa tylko ZUS DRA — bez imiennych raportów. Jeśli rozlicza pracowników, dołącza przede wszystkim ZUS RCA, wykazujący należne składki i wypłacone świadczenia za każdą osobę, oraz ZUS RSA, dotyczący wypłaconych świadczeń i przerw w opłacaniu składek. Zależnie od sytuacji potrzebny może być też ZUS RPA, obejmujący m.in. przychody ubezpieczonego i okresy pracy nauczycielskiej. Z kolei przedsiębiorca korzystający z obniżonych składek i rozliczający wyłącznie siebie może wypełnić odpowiednią część II formularza DRA lub RCA.
Płatnik rozliczający składki za więcej niż 5 osób musi przekazać dokumenty elektronicznie; przy maksymalnie 5 osobach może wybrać również formę papierową. Do wysyłki elektronicznej służą m.in. programy Płatnik i e-Płatnik. Kopie deklaracji oraz raportów należy przechowywać przez 5 lat od przekazania ich do ZUS. Jeśli płatnik wykryje błąd, co do zasady składa dokumenty korygujące w ciągu 7 dni. Korekta deklaracji obejmuje wszystkie osoby rozliczane za dany miesiąc, natomiast imienne raporty koryguje się tylko w przypadku osób, których dotyczy zmiana.
Jak wypełnić formularz ZUS DRA obowiązujący w 2026 roku?
Przygotowując miesięczną deklarację ZUS DRA, wybierz właściwy wzór, wpisz dane płatnika, oblicz składki i — jeśli trzeba — rozlicz składkę zdrowotną za cały rok. Na koniec dołącz wymagane dokumenty i przekaż je do ZUS w terminie.
- Wybierz formularz odpowiedni dla okresu rozliczeniowego. Od 1 maja 2026 r. rozliczenie za kwiecień sporządź na nowych wzorach ZUS DRA i ZUS RCA. W ZUS DRA, w bloku XII, polu 06, zaznaczysz, czy przy ustalaniu rocznej podstawy składki zdrowotnej uwzględniasz przychody i koszty ze sprzedaży składników majątku. Jeśli rozliczysz kwiecień na starym wzorze, złóż korektę.
- Wpisz dane organizacyjne i identyfikacyjne. W polu 01 bloku I podaj kod terminu: 3 dla płatnika z osobowością prawną lub 6 dla pozostałych, w tym osoby prowadzącej jednoosobową działalność. W polu 02 wpisz identyfikator w formacie numer/miesiąc/rok. Pierwszą deklarację oznacz numerem 01, a każdą korektę — kolejnym numerem. Następnie podaj dane zgodne ze zgłoszeniem płatnika lub rejestrem: NIP, REGON i nazwę skróconą, a jako osoba fizyczna także wymagane dane osobowe.
- Podaj liczbę ubezpieczonych i stopę składki wypadkowej. W bloku III wpisz liczbę osób, za które rozliczasz składki. Jeśli opłacasz je tylko za siebie, podaj 1. W polu składki wypadkowej wpisz stopę właściwą dla płatnika; dla osoby prowadzącej działalność bez pracowników materiał źródłowy wskazuje 1,67%.
- Rozlicz składki społeczne i wypłacone świadczenia. W bloku IV wykaż składki emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz źródła ich finansowania. Jeśli zatrudniasz pracowników, oprzyj wyliczenia na raportach RCA; jeśli rozliczasz tylko własne składki, uwzględnij dane z bloku X. Blok V wypełnij wyłącznie wtedy, gdy wypłacasz świadczenia rozliczane w ciężar składek.
- Oblicz składkę zdrowotną i wpisz ją w odpowiednich blokach. Sposób wyliczenia zależy od formy opodatkowania: przy skali podatkowej i podatku liniowym uwzględnij właściwy dochód, przy ryczałcie — przychód i sposób ustalania podstawy, a przy karcie podatkowej — podstawę powiązaną z minimalnym wynagrodzeniem. Należną składkę wpisz w bloku XI, a następnie przenieś do bloku VI. Przy rocznym rozliczeniu za 2025 r. na nowych drukach zaznacz pole 06 w bloku XII, jeśli uwzględniasz przychody i koszty ze zbycia składników majątku.
- Rozlicz pozostałe fundusze i ustal kwotę do zapłaty. W bloku VII wykaż składki na Fundusz Pracy i FGŚP, jeśli dotyczą płatnika. Blok VIII wypełniają płatnicy opłacający składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. W bloku IX zsumuj składki społeczne, zdrowotne i na fundusze, a następnie odejmij rozliczane świadczenia. Dodatnią kwotę wpisz jako należność do zapłaty, ujemną — jako kwotę do zwrotu.
- Dołącz raporty i prześlij dokumenty w terminie. Jeśli rozliczasz pracowników, dołącz odpowiednie raporty imienne, m.in. RCA i RSA. Przy jednoosobowej działalności bez pracowników zazwyczaj wystarczy sama DRA. Przekaż dokumenty i opłać składki do 5. dnia następnego miesiąca — jeśli jesteś jednostką budżetową, do 15. dnia — jeśli masz osobowość prawną, lub do 20. dnia — w pozostałych przypadkach. Złóż dokumenty elektronicznie albo, jeśli rozliczasz składki za nie więcej niż 5 osób, papierowo. Przechowuj kopie dokumentów rozliczeniowych przez 5 lat.
- Popraw wykryte błędy. Złóż korektę deklaracji, a jeśli błąd dotyczy raportów — także odpowiednich raportów imiennych. Zasadniczo przekaż korektę w ciągu 7 dni od samodzielnego wykrycia nieprawidłowości lub otrzymania zawiadomienia z ZUS; po kontroli obowiązują odrębne terminy. Jeśli zmieniasz tylko DRA, nie składaj ponownie raportów imiennych, o ile ich dane pozostają bez zmian.
| Obszar | Pole / termin | Dane do wpisania |
|---|---|---|
| Dane płatnika | NIP, REGON, PESEL | Numery identyfikacyjne zgodne ze zgłoszeniem |
| Dane osoby fizycznej | Pola 07–09 | Nazwisko, imię, data urodzenia |
| Dane rozliczeniowe | Blok III | Liczba ubezpieczonych; stopa wypadkowa |
| Składki | Bloki IV–IX | Społeczne, zdrowotne, FP/FGŚP, FEP; suma do zapłaty lub zwrotu |
| Roczne rozliczenie zdrowotne | DRA, blok XII, pole 06 | „X” — uwzględniono przychody i koszty ze sprzedaży majątku |
| Roczne rozliczenie zdrowotne | RCA, blok III.F, pole 15 | „X” — uwzględniono przychody i koszty ze sprzedaży majątku |
| Terminy składania i płatności | Do 5., 15. lub 20. dnia | Jednostki budżetowe; osoby prawne; pozostali płatnicy |
| Wysyłka | Do 5 ubezpieczonych | Papierowo lub elektronicznie |
| Wysyłka | Powyżej 5 ubezpieczonych | Obowiązkowo elektronicznie |
| Korekta błędu | 7 dni | Od wykrycia błędu lub otrzymania zawiadomienia ZUS |
| Korekta po kontroli | 30 dni | Od otrzymania protokołu kontroli |
Jak wypełnić dane płatnika i rozliczyć składki w formularzu ZUS DRA
Formularz ZUS DRA służy do miesięcznego rozliczenia składek przedsiębiorcy, osób współpracujących i pracowników. Dane płatnika przepisz ze zgłoszenia ZUS ZFA lub ZUS ZPA albo z CEIDG czy KRS: podaj NIP bez kresek, REGON i nazwę skróconą. Osoba fizyczna wpisuje także PESEL, nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia. Jeśli nie ma NIP, REGON ani PESEL, podaje rodzaj i numer dokumentu tożsamości. Na koniec porównaj dane z tymi wcześniej zgłoszonymi do ZUS. Podobną kwestię poruszyliśmy w tym wpisie.
Najpierw określ kod terminu rozliczenia: „3” oznacza płatników z osobowością prawną, którzy składają dokumenty do 15. dnia następnego miesiąca, a „6” — pozostałych płatników, rozliczających się do 20. dnia. Jednostki budżetowe składają dokumenty do 5. dnia. Następnie podaj identyfikator deklaracji w formacie numer/miesiąc/rok: pierwszą oznacz „01”, a kolejne numery przeznacz na korekty. Wpisz również liczbę ubezpieczonych i właściwą stopę składki wypadkowej. W jednoosobowej firmie bez pracowników liczba ubezpieczonych wynosi 1. Jeżeli ciekawi cię ta tematyka, sprawdź, jaki druk do ZUS wybrać przy zwolnieniu lekarskim. Sprawdzenie tych pól na początku pozwala uniknąć pomyłek w rozliczeniu.
Od składek po korekty — rozliczenie bez przykrych niespodzianek
W dalszych częściach DRA wykaż składki społeczne i zdrowotne oraz należności na Fundusz Pracy, FGŚP i — jeśli dotyczy — Fundusz Emerytur Pomostowych. Składki emerytalna, rentowa i chorobowa wynoszą odpowiednio 19,52%, 8% i 2,45% podstawy. Składka zdrowotna zależy od formy opodatkowania i właściwej podstawy, dlatego zweryfikuj jej wysokość przed wpisaniem do deklaracji. Jeśli opłacasz składki tylko za siebie, uzupełnij także kod tytułu ubezpieczenia i podstawy wymiaru. Przy zatrudnianiu pracowników dołącz imienne raporty ZUS RCA, a jeśli wystąpiły świadczenia lub przerwy w opłacaniu składek — także ZUS RSA. W jednoosobowej działalności bez pracowników zwykle wystarczy sama DRA.
Na końcu zsumuj należności i oblicz kwotę do zapłaty, uwzględniając świadczenia rozliczane w ciężar składek. Składaj DRA co miesiąc, także wtedy, gdy korzystasz z ulg, i opłacaj składki w tym samym terminie. Jeśli termin przypada w święto lub niedzielę, przełóż płatność na najbliższy dzień roboczy. Przygotuj deklarację w programie Płatnik lub e-Płatnik; jeśli rozliczasz więcej osób, wyślij ją elektronicznie. Przechowuj kopie deklaracji i raportów przez 5 lat, a błędy popraw dokumentami korygującymi — co do zasady w ciągu 7 dni od ich stwierdzenia.
Wskazówka: przed wysłaniem DRA sprawdź, czy liczba ubezpieczonych zgadza się z raportami imiennymi — przy jednoosobowej działalności bez pracowników wynosi ona zwykle 1.
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej: nowe pole dotyczące sprzedaży majątku
Od 1 maja 2026 r. obowiązują nowe wzory ZUS DRA i ZUS RCA, zawierające pole dotyczące sprzedaży majątku firmowego. Płatnicy użyją ich przy rozliczeniu za kwiecień, które należy złożyć do 20 maja. Jeśli dokumenty za ten miesiąc trafiły do ZUS na starych formularzach, trzeba je skorygować. Dlatego warto sprawdzić, czy program księgowy udostępnia już aktualne druki.
Zmiana obejmuje przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtem. W ZUS DRA dodano pole 06 w bloku XII, a w ZUS RCA — pole 15 w bloku III. Więcej informacji znajdziesz w tym poście.F. Zaznaczenie pola potwierdza, że przy obliczaniu rocznej podstawy składki uwzględniono przychody i koszty związane z odpłatnym zbyciem składników majątku, np. środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Od 1 stycznia 2025 r. co do zasady nie wlicza się ich do podstawy, ale przedsiębiorca może uwzględnić je w rozliczeniu rocznym.
Zaznaczenie pola może zmienić wysokość składki
To pole potwierdza wybrany sposób obliczenia rocznej podstawy — nie służy do osobnego zgłaszania sprzedaży. Przed wysłaniem dokumentów sprawdź więc ewidencję przychodów i kosztów oraz ustal, czy uwzględnienie transakcji zmieni wysokość składki. Porównanie danych z ksiąg z wartościami w formularzu pomaga wykryć pomyłki.
Roczne rozliczenie wykazuje się wraz z bieżącymi składkami w dokumentach za kwiecień. Osoba prowadząca jednoosobową działalność i rozliczająca składki tylko za siebie składa ZUS DRA; płatnik rozliczający ubezpieczonych może wykazać dane również w ZUS RCA. Po wysłaniu zachowaj kopię dokumentów i potwierdzenie ich przekazania do ZUS, a w razie błędu złóż korektę.
Terminy składania deklaracji, wysyłka do ZUS i korekta błędów
Sprawdź terminy rozliczeń, wymagane dokumenty i zasady ich wysyłki, korygowania oraz przechowywania.
- Terminy składania i opłacania składek: dokumenty i składki za dany miesiąc przekaż do 5. dnia następnego miesiąca, jeśli jesteś jednostką lub zakładem budżetowym; do 15. dnia — jeśli masz osobowość prawną; a do 20. dnia — jako pozostały płatnik. Gdy termin przypada w niedzielę lub święto, upływa w najbliższy dzień roboczy. Za opóźnienie w płatności zapłacisz odsetki.
- Comiesięczne rozliczenia: od 2022 roku większość przedsiębiorców składa ZUS DRA co miesiąc, nawet jeśli kwoty się nie zmieniły lub płatnik korzysta z ulg. Obowiązek dotyczy m.in. osób opłacających składki za siebie lub osoby współpracujące, a także płatników, którzy zawieszają albo wznawiają działalność. Nie obejmuje duchownych, osób składających dokumenty za nianie ani osób dobrowolnie ubezpieczonych emerytalnie i rentowo.
- Jakie dokumenty złożyć: ZUS DRA zawiera miesięczne rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń. Jeśli zatrudniasz pracowników, dołącz imienne raporty: ZUS RCA o składkach i świadczeniach oraz ZUS RSA o świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. Prowadząc jednoosobową działalność bez pracowników, zasadniczo składasz samą ZUS DRA. Pierwsze rozliczenie dotyczy miesiąca po rejestracji firmy. Jeśli rozpoczniesz lub wznowisz działalność w trakcie miesiąca, rozlicz najpierw niepełny, a potem pełny miesiąc.
- Sposób wysyłki: rozliczając składki za maksymalnie 5 osób, możesz wysłać dokumenty papierowo lub elektronicznie. Przy większej liczbie osób co do zasady musisz zrobić to elektronicznie. Skorzystaj z programu Płatnik albo e-Płatnika; dokumenty podpiszesz podpisem kwalifikowanym, a w e-Płatniku także Profilem Zaufanym. Złożone dokumenty sprawdzisz i wyślesz przez systemy elektroniczne ZUS.
- Korekta błędów: wykryjesz błąd samodzielnie lub otrzymasz zawiadomienie z ZUS? Przekaż korektę w ciągu 7 dni. Po decyzji ZUS masz 7 dni od jej uprawomocnienia, a po kontroli — 30 dni od otrzymania protokołu. Korekta DRA powinna obejmować wszystkich ubezpieczonych za dany miesiąc. Raporty imienne popraw tylko dla osób, których dotyczy błąd; jeśli korygujesz wyłącznie DRA, nie składaj ich ponownie.
- Nowe formularze od 1 maja 2026 roku: rozliczenie za kwiecień 2026 r., w tym roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 r., przygotuj na nowych formularzach ZUS DRA i ZUS RCA. Dodano w nich pole o uwzględnieniu przychodów i kosztów ze zbycia składników majątku przy ustalaniu rocznej podstawy składki zdrowotnej. Jeśli rozliczenie za kwiecień złożysz na starym formularzu, skoryguj je.
- Przechowywanie dokumentów: kopie ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA i dokumentów korygujących przechowuj przez 5 lat od przekazania ich do ZUS. W przypadku dokumentów rozliczeniowych wysłanych do 31 grudnia 2011 r. obowiązywał okres 10 lat. Kopie możesz zachować w formie papierowej lub elektronicznej.
Źródła:
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-do-czego-sluzy-deklaracja-zus-dra-i-jak-ja-wypelnic
- https://www.zus.pl/wzory-formularzy/firmy/dokumenty-zgloszeniowe-i-rozliczeniowe/-/asset_publisher/7uG0nTlZ0aFc/content/dra-deklaracja-rozliczeniowa
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00287
- https://www.pit.pl/aktualnosci/nowe-druki-zus-dra-i-zus-rca-od-1-maja-zus-wyjasnia-co-sie-zmienilo
